L’échelon régional est pertinent pour penser la modernisation de l’administration

Par François Jeanne le 17 Novembre 2009 - Crédits photo : Lahcène Abib

Martine Vandelle, Vice-Présidente de la région Bourgogne le rappelait à l'automne 2007 dans Citizen-E France. Depuis son lancement en 2003, la plate-forme de services e-Bourgogne trace une voie originale… et pionnière. En légitimant le rôle des régions dans la modernisation de l’administration locale. Et en prouvant que cette modernisation peut toucher aussi bien les collectivités que les entreprises et les citoyens. Prochaine innovation promise, l’externalisation de la partie technique pour concentrer les efforts sur la gouvernance via un PPP. Il vient d'être signé, fin octobre 2009.

Citizen-E France/ Au moment de choisir une région à laquelle nous allions demander d’évoquer sa politique de modernisation par les TIC de son territoire, le nom de la Bourgogne nous est venu naturellement. Ce n’est pas le moindre mérite de e-Bourgogne d’avoir imposé, en quelques années, une telle évidence. Et vous, Martine Vandelle, qu’est ce qui vous a amenée à jouer un rôle majeur dans cette aventure ?

Martine Vandelle / Lors de mon élection au Conseil Régional en 2004, le président de la commission des marchés publics à laquelle je collaborais, m’a demandé de m’occuper de e-Bourgogne. Il s’agissait d’un nouveau dossier, conceptualisé en 2003, et qui pour l’essentiel reposait sur le principe d’une salle de marchés publics dématérialisé. Mais je l’ignorais alors. La compétence sur ce sujet de la dématérialisation, m’est venue ensuite, par glissement en quelque sorte.

Plus qu’un rôle moteur, j’ai joué celui d’accompagnateur, en l’occurrence de la croissance du concept, et de la structure elle-même. En 2004, e-Bourgogne, c’était une personne, Louis-François Fléri, qui n’avait même pas un bureau où se poser. L’embryon a aussi grandi grâce à la volonté de responsables comme la directrice des marchés publics de la Région.

Citizen-E France/ Et aussi par la grâce d’une loi que beaucoup vivaient ailleurs comme une contrainte ? Au point de se montrer attentistes parfois fort tard, jusqu’en la date butoir du 1er janvier 2005 ?

Martine Vandelle/ C’est vrai qu’elle a eu un rôle de catalyseur. Parce que, lorsqu’une obligation apparait – en l’occurrence les contraintes de l’article 56 qui obligeaient toutes les collectivités, mêmes les plus petites, à accepter les réponses à appel d’offres dématérialisées – mon catalogue d’argumentaires s’est soudain étoffé. L’élu est là pour respecter les règles mais il était rassuré de voir que nous arrivions avec cette proposition pour l’aider.

Louis-François Fléri (directeur du projet e-Bourgogne)/ Il y avait un terrain favorable en Bourgogne où les acheteurs publics avaient l’habitude d’échanger pour essayer de professionnaliser un métier assez nouveau dans notre sphère. Du coup, l’originalité de notre situation a été de pouvoir, contrairement à l’Etat, présenter le déploiement de cette plateforme comme, certes le moyen de respecter la loi, bien sûr, mais surtout comme l’outil support et accompagnateur de cette professionnalisation.

Citizen-E France/ Est-ce que les indicateurs proposés par la DGME pour juger du succès de cette étape de la dématérialisation des achats publics, à savoir d’une part le nombre d’Appels d’offres présentés sur les plates-formes et d’autre part le taux de réponses dématérialisées obtenus (très faible, de l’ordre de 2%, NDLR) gardent du sens, dans votre cas ?

Martine Vandelle/ Moins, effectivement. Notre principal objectif était de fournir des solutions conformes aux nombreuses petites collectivités que compte la région, de manière que toutes accèdent, de la même manière, à la modernité. Par ailleurs, nous avons aussi une compétence sur le développement économique et l’aménagement du territoire. Dans ce cadre, nous avons voulu que les entreprises, en particulier les plus petites, disposent d’un outil performant leur permettant de retrouver le chemin perdu de la commande publique, qu’elles avaient complètement perdu, faute de personnel compétent et disponible. Alors que maintenant, d’un seul clic, elles s’affranchissent de la lecture de tous les journaux d’annonces légales. Elles peuvent aussi stocker dans un coffre numérique sécurisé, une fois pour toutes, l’ensemble des documents dématérialisés nécessaires pour leurs réponses.

Citizen-E France/ Non seulement l’Etat ne vous a pas gêné, mais il vous a aidé puisque vous avez été plate-forme d’expérimentation dans le cadre du programme Adèle ?

Martine Vandelle/ C’est vrai et même si les financements ont été plus difficiles à obtenir que les soutiens verbaux, nous avons fini par recevoir 500 000 euros. Ils représentaient effectivement, comme prévu, la moitié de l’investissement, mais seulement pour la partie études. Au total, le projet aura coûté 4 millions d’euros, compte tenu des frais de personnel, de développement et d’exploitation, ainsi que des fréquentes mises à niveau de la plateforme pour lui intégrer de nouvelles fonctionnalités. Nous estimons désormais les coûts de fonctionnement annuels à 500 000 euros.

Citizen-E France/ Qui les paye ?

Louis-François Fléri/ Essentiellement la Région, sauf une petite cotisation demandée aux collectivités qui utilisent les services de commande groupée. Sinon, nous étions totalement gratuits, puisqu’agissant dans le cadre d’une expérimentation nationale de déploiement d’une plateforme de services dématérialisés entre les collectivités et l’Etat, pour laquelle nous avons reçu des subventions.

Mais nous sortons aujourd’hui de cette phase et nous allons faire évoluer la structure juridique. Dès que les décrets d’application de la loi nous le permettrons, e-Bourgogne deviendra un GIP d’administration électronique. En attendant, nous avons monté une association de préfiguration, dans laquelle on retrouve la région, les quatre départements, des collèges représentant les collectivités, et l’Etat. Nous ne sommes pas bloqués.

D’ailleurs, le dialogue avec l’Etat, qui s’était un peu étiolé au moment de la création de la DGME, se renouvelle aujourd’hui,  notamment avec la DGCP dans le cadre d’Hélios et avec les préfectures, dans celui d’Actes. L’Etat a pris conscience que notre démarche apportait des solutions à la conduite du changement

Citizen-E France/ Que vous menez à bien, à sa place….

Martine Vandelle/ Vous avez raison de souligner combien cet accompagnement est fondamental. Une partie de la mission de e-Bourgogne consiste justement à former les agents en charge de la mise en ligne des marchés publics. Ce qui n’est pas simple. Dans certains cas, il faut aussi faire le travail de familiarisation des secrétaires de mairie avec les outils bureautiques.

Citizen-E France/ La question est souvent posée de la légitimité de tel ou tel acteur sur ce créneau de la dématérialisation des appels d’offres. Secteur privé ou secteur public ? Et dans ce cas, à quel échelon ? En quoi une région est-elle mieux placée que d’autres administrations pour s’imposer comme référence ?

Martine Vandelle/ La légitimité, peut-être pas plus qu’une autre, mais la pertinence, surement. Une petite entreprise de Bourgogne ne va pas chercher à travailler à Montpellier. Elle va chercher dans sa région. Sur notre site, elle va en plus trouver des outils de géo-localisation, ou de définition de ses champs de recherches. Du côté des collectivités, la proximité avec les fournisseurs est également très importante, comme celle d’un service « après-vente », le support de leurs agents en fait, que nous leur garantissons.

Citizen-E France/ Reformalisons la question alors ! Pourquoi y aurait-il 22 plateformes techniques, pour autant de régions ? N’y a-t-il pas matière à progicialisation, à mutualisation ?

Louis-François Fleri/ Nous avons engagé une réflexion dans ce sens. Il y a déjà des régions, comme la Bretagne avec Megalis, qui utilise gratuitement les composants open source que nous avons développés. Il faut désormais un cadre permettant de mutualiser la maîtrise d’ouvrage, dès lors que nous serons bien d’accord sur le cahier des charges.

Citizen-E France/ Quelles seront les conséquences du changement de structure pour e-Bourgogne ?

Martine Vandelle/ Après les collectivités et les entreprises, l’objectif est de se tourner vers les citoyens. Mais dans un premier temps, le GIP va pouvoir demander aux collectivités de participer au financement de e-Bourgogne. Pour les convaincre d’adhérer, nous avons prévu une campagne publicitaire, assez décalée parce que l’administration, même électronique, cela peut vite se révéler rébarbatif. Nous allons aussi leur expliquer que plus elles seront à adhérer, moins elles paieront cher.

Citizen-E France/ N’y a-t-il pas une opportunité de parler gains – et pas seulement qualitatifs - plutôt que dépenses, afin de ne pas apparaitre comme un impôt supplémentaire, même limité ?

Martine Vandelle/ Je suis bien d’accord. Il faut parler de la professionnalisation des achats, mieux menés, qui a des effets sur les négociations et donc sur les tarifs négociés. Il y a aussi les économies de papier – 8 millions de feuilles déjà, ce qui correspond à deux hectares de forêt. Et les secrétaires de mairie qui vont pouvoir se concentrer sur des tâches plus intéressantes que les photocopies, voilà du service public en plus et de meilleure qualité….

Citizen-E France/ Mais les gains sonnants et trébuchants ?

Martine Vandelle/ Ils apparaîtront, très visiblement, lorsque la comptabilité publique et le contrôle de légalité vont devoir évoluer. Car quand l’Etat sera prêt, il fera comme en 89 quand il a imposé les disquettes sauf que là, il exigera que nous communiquions par internet avec lui. En aidant les plus petites communes face à ces échéances (elles paieront une centaine d’euros pour cent habitants, NDLR) nous leur permettons d’échapper à de grosses dépenses de mises à niveau logicielle par exemple, qui auraient eu des répercutions certaines sur les impôts locaux.

D’autre part, comme le citoyen va découvrir, soit sur le site e-Bourgogne, soit sur le site de sa mairie, de nouveaux services conçus pour lui, les avantages vont devenir concrets pour lui. Grâce aux consensus qui se dégageront au sein du GIP, nous pensons que l’offre va correspondre aux attentes citoyennes, car déjà plus de 1300 entités (sur les 2100 que nous espérons au final) les font remonter du terrain. Parmi lesquelles la Région n’est qu’un acteur, de poids certes notamment sur le plan du financement.

Citizen-E France/ Avec tous ces projets, il est bien difficile de ne pas vous regarder comme une société de services ?

Louis-François Fléri/ Nous sommes un groupement de moyens, qui a pour objectif de faire des économies mais pas seulement. Il y aussi la mutualisation des bonnes pratiques dans le projet et des valeurs de solidarité, de coopération entre entités publiques, notamment les plus petites. Voilà les valeurs mises en œuvre dans la gouvernance de l’association et du futur GIP. Un territoire prend conscience que la modernisation de l’administration locale est nécessaire et voit dans ce GIP un moyen d’y parvenir, en offrant des bouquets de services au bénéfice du plus grand nombre de collectivités, d’entreprises et de citoyens.

Citizen-E France/ L’accompagnement du changement, d’accord, mais e-Bourgogne est fondamentalement un objet technique ?  Le développement de services, leur intégration, leur exploitation, la formation, vont demander beaucoup de moyens ? Ne faut-il pas, à un certain moment,  passer la main à des gens dont c’est le métier ?  Vous garderez la politique, la gouvernance, et eux prennent la technique ?

Louis-François Fléri/ Nous y réfléchissons depuis longtemps et, c’est une étape importante,  nous envisageons de passer un PPP (partenariat public privé) dans les 6 mois, d’acheter une plateforme de services en fait. Nous externaliserons effectivement la partie technique et garderons le pilotage. L’intérêt réside à la fois dans la reprise de l’ensemble des éléments, souvent complexes, antérieurs au PPP, et dans les possibilités de développements futurs, avec un périmètre de services à imaginer, par essence inconnu à ce jour. Et puis nous allons disposer d’indicateurs de performances qui ne seront pas ceux de la finance, mais, par exemple, du degré d’appropriation d’une télé-procédure en fonction de sa complexité.

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